Processkrav 7
Utdrag ut kontraktsvillkoret
Leverantören ska, om leverantören har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, tillhandahålla gottgörelse genom att
a) i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan,
b) samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare om lämplig gottgörelse samt
c) utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet.
Gottgörelse
Om ni har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, ska ni tillhandahålla gottgörelse.
"Gottgörelse syftar både på processerna för att tillhandahålla gottgörelse och de faktiska resultat som kan motverka eller avhjälpa den negativa påverkan. Dessa resultat kan ta olika former, såsom ursäkter, återställande, rehabilitering, finansiell eller icke-finansiell kompensation samt straffåtgärder (straffrättsliga eller administrativa, såsom böter), såväl som förebyggande åtgärder, t.ex. förelägganden eller garantier om att det inte ska upprepas."
Även med de bästa policyerna och processerna kan ni orsaka eller bidra till negativ påverkan som inte var förutsedd eller möjlig att förhindra. Om en sådan situation uppstår, ska ni aktivt arbeta för gottgörelse – antingen på egen hand eller i samarbete med andra aktörer.
Om ni däremot inte har orsakat eller bidragit till den negativa påverkan, men ändå är kopplade till den, förväntas ni inte gottgöra den negativa påverkan. Däremot bör ni använda ert inflytande för att påverka den ansvariga parten att gottgöra den negativa påverkan, till exempel genom att ställa frågor.
Här är en illustration av ansvaret:
Ni ska ha processer som möjliggör gottgörelse vid faktisk negativ påverkan. Vissa företag har processer för att hantera specifik faktisk negativ påverkan. Nackdelen med detta tillvägagångssätt är att det kan saknas en tydlig process för mindre förutsebara situationer. Därför är det fördelaktigt att ha en övergripande process för gottgörelse oavsett verksamhetsområde, även om den sedan bryts ner i separata processer för till exempel arbetstagare och externa rättighetshavare.
Vilket förfarande som är lämplig i det enskilda fallet beror på flera faktorer, inklusive juridiska skyldigheter, rättighetshavares preferenser, tillgång till förfaranden för gottgörelse, påverkans art samt var den negativa påverkan uppstår – inom den egna verksamheten eller i leveranskedjan.
Vi har tagit fram en mall för kartläggning av förfaranden för gottgörelse som finns längre ned under Mallar processkrav 7. Det är inget krav att använda denna mall. Den ska ses som ett stöd.
Under vissa omständigheter kan det också vara lämpligast att processen för gottgörelse tillhandahålls av en annan part än den som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan.
- 01
- 02
- 03
- 04
Återställa drabbade rättighetshavare
Ni ska i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
Att återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat är detsamma som att gottgöra den negativa påverkan.
Uttrycket "i den mån det går" erkänner att vissa skador – såsom förlust av liv eller lem till följd av företags handlingar eller underlåtenheter – inte kan återställas.
Vad som är en proportionerlig gottgörelse, i förhållande till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan, måste bedömas från fall till fall i samråd med de drabbade rättighetshavarna.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 7, få ni hjälp att upprätta en gottgörelseplan inklusive förslag på gottgörelse. Vi har också tagit fram en motsvarande mall för den egna verksamheten. Det är inget krav att använda dessa mallar. Ni kan visa att ni uppfyller kravet på att återställa drabbade rättighetshavare på andra sätt.
-
Instruktioner som beskriver era gottgörelseprocesser och som antingen omfattar alla verksamhetsområden eller är uppdelade utifrån er egen verksamhet och leveranskedjan.
-
Gottgörelseplaner, för stickprovsprodukter.
-
Mötesprotokoll där beslut om gottgörelse har antecknats, för stickprovsprodukter.
-
Avtal om gottgörelse, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Det finns instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det—om det har orsakat eller bidragit till negativ påverkan—säkerställer gottgörelse för drabbade rättighetshavare i den egna verksamheten och i leveranskedjan, inklusive:
-
Hur företaget, i den mån det går, återställer drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat.
-
Hur företaget möjliggör en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
Det finns underlag som visar att företaget har gottgjort drabbade rättighetshavare, såsom genomförda gottgörelseplaner, mötesprotokoll och/eller avtal om gottgörelse.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det—om det har orsakat eller bidragit till negativ påverkan—gottgör drabbade rättighetshavare i den egna verksamheten och i leveranskedjorna, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte att företaget, i den mån det går, återställer drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat.
-
Det framgår inte att företaget ska möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan.
-
Instruktioner eller motsvarande dokumentation finns för gottgörelse i den egna verksamheten men inte för gottgörelse i leveranskedjan.
Det saknas underlag som visar att företaget har gottgjort drabbade rättighetshavare, såsom genomförda gottgörelseplaner, mötesprotokoll och/eller avtal om gottgörelse.
Samråda med rättighetshavare
Ni ska samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare om lämplig gottgörelse. Följande kan vara vägledande vid bedömningen av lämplig gottgörelse:
-
Befintliga standarder – I vissa fall finns nationella eller internationella standarder och lagar som definierar vad som utgör en lämplig gottgörelse.
-
Prejudikat – Om inga specifika standarder finns, kan ni utgå från tidigare liknande fall och anpassa era åtgärder därefter.
-
Intressenternas preferenser – De drabbades perspektiv är avgörande, särskilt vid negativ påverkan på mänskliga rättigheter. Att lyssna till deras behov och förväntningar kan säkerställa en mer relevant och rättvis gottgörelse.
När befintliga standarder, prejudikat och intressenternas preferenser inte är i linje med varandra, bör intressenternas preferenser ges företräde.
Ett exempel på ett område där det finns prejudikat är återbetalning av rekryteringsavgifter till migrantarbetare som en åtgärd för att gottgöra skuldslaveri. Nedan finns två vägledningar:
- 01
- 02
-
Instruktioner som beskriver samråden med rättighetshavare i gottgörelseprocessen.
-
Mötesprotokoll från samråd med rättighetshavare, för stickprovsprodukter.
-
Dokumentation från medling eller avgöranden, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation som beskriver hur det samråder med drabbade rättighetshavare, eller deras företrädare, om lämplig gottgörelse, inklusive:
-
Hur samråd ska präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Det finns underlag såsom mötesprotokoll som visar att företaget har samrått på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare, eller deras företrädare, om lämplig gottgörelse.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation som beskriver hur det samråder med drabbade rättighetshavare, eller deras företrädare, om lämplig gottgörelse, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte att samråd ska präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Det saknas underlag såsom mötesprotokoll som visar att företaget har samrått på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare, eller deras företrädare, om lämplig gottgörelse.
Utvärdera tillfredsställelse
Ni ska utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet.
Syftet med utvärderingen är att säkerställa att den negativa påverkan har gottgjorts samt att samla lärdomar för framtida gottgörelseprocesser. Utvärderingen skickar även en viktig signal till de drabbade rättighetshavarna om att deras åsikter är betydelsefulla, vilket kan främja dialogen med rättighetshavare och möjligtvis förhindra att framtida skador förvärras och att klagomål eskalerar.
Exempel på metoder som kan användas för utvärdering av tillfredsställelse är enkäter och intervjuer. Vi har tagit fram en enkätmall som finns längre ner under Mallar processkrav 7. Det är inget krav att använda just denna enkätmall. Ni kan visa att ni uppfyller kravet på andra sätt.
-
Instruktioner som beskriver utvärderingen av rättighetshavarnas tillfredsställelse med processen och resultatet.
-
Sammanfattningar av eller rapporter från genomförda utvärderingar, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det utvärderar drabbade rättighetshavares tillfredsställelse med processen och resultatet.
Det finns underlag som visar att företaget har utvärderat drabbade rättighetshavares tillfredsställelse med processen och resultatet, såsom enkäter eller sammanfattningar av/rapporter från genomförda utvärderingar.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det utvärderar drabbade rättighetshavares tillfredsställelse med processen och dess resultatet.
Det saknas underlag som visar att företaget har utvärderat drabbade rättighetshavares tillfredsställelse med processen och resultatet, såsom enkäter eller sammanfattningar av/rapporter från genomförda utvärderingar.
-
Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp (avsnitt 4) (revideras för tillfället)
-
Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
-
Enkätmall för utvärdering av tillfredsställelse med process och resultat