Processkrav 5
Utdrag ut kontraktsvillkoret
Leverantören ska följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att
a) följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
b) samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer, samt
c) hantera avvikelser.
Följa upp åtgärdsplaner
Ni ska följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Uppföljning är nödvändigt för att utvärdera effekten av era åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan i både er egen verksamhet och leveranskedjorna för riskleverantörer.
En vanlig metod för uppföljning är regelbundna interna eller externa granskningar och revisioner.
- 01
- 02
- 03
-
Instruktioner som beskriver uppföljningen.
-
Rapporter från interna eller externa granskningar och revisioner.
-
Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.
-
Självskattningar, för stickprovsprodukter.
-
Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.
-
Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.
-
Tredjepartsrevisioner, för stickprovsprodukter.
-
Resultat från ursprungsverifiering, öppen data, myndighetsdatabaser m.m.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det följer upp åtgärdsplaner för den egna verksamheten, inklusive:
-
Hur uppföljningen går till (interna eller externa granskningar eller revisioner).
-
Hur uppföljningen har ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det följer upp åtgärdsplaner för leveranskedjan, inklusive:
-
Hur uppföljningen går till (interna eller externa granskningar eller revisioner).
-
Hur uppföljningen tar sikte på företagets egna åtgärder, vilket omfattar förväntningar på leverantörer.
-
Hur uppföljningen har ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
Det finns dokumenterad uppföljning av åtgärdsplaner för den egna verksamheten.
Det finns dokumenterad uppföljning av åtgärdsplaner för leveranskedjorna för stickprovsprodukter, inklusive förväntningar på leverantörer. Vanliga metoder för att följa upp förväntningar på leverantörer är självskattningar, platsbesök, inspektioner och inhämtande av tredjepartsrevisioner (inklusive från flerpartsinitiativ). Även ursprungsverifiering, öppen data och myndighetsdatabaser kan användas.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det följer upp åtgärdsplaner för den egna verksamheten, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte hur uppföljningen går till (interna eller externa granskningar eller revisioner).
-
Det framgår inte att uppföljningen har ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det följer upp åtgärdsplaner för leveranskedjan, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte hur uppföljningen går till (interna eller externa granskningar eller revisioner).
-
Det framgår inte att uppföljningen tar sikte på företagets egna åtgärder, vilket omfattar förväntningar på leverantörer.
-
Det framgår inte att uppföljningen har ett särskilt fokus på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
Det saknas dokumenterad uppföljning av åtgärdsplaner för den egna verksamheten.
Det saknas dokumenterad uppföljning av åtgärdsplaner för leveranskedjorna för stickprovsprodukter, inklusive förväntningar på leverantörer. Det framgår inte att metoder som självskattningar, platsbesök, inspektioner, inhämtande av tredjepartsrevisioner (inklusive från flerpartsinitiativ), ursprungsverifiering, öppen data eller myndighetsdatabaser har använts i uppföljningen av leverantörer.
Samråda med rättighetshavare
När ni följer upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan ska ni samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer.
Samrådet med rättighetshavare, eller deras företrädare, är viktigt för att säkerställa att åtgärderna är genomförda. Samråd i riskleverantörers leveranskedjor krävs dock endast i den mån det är möjligt.
Om ni har kapacitet att följa upp riskleverantörer genom egna platsbesök och inspektioner ska ni också kunna uppfylla kravet på samråd. Om ni inhämtar tredjepartsrevisioner, inklusive från flerpartsinitiativ, ska ni säkerställa att dessa är baserade på intervjuer med arbetare.
För mer information om samråd, inklusive vad som menas med "meningsfullt sätt", se Processkrav 2.
-
Instruktioner som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, och hur dessa uppfyller kravet på "meningsfulla" samråd.
-
Instruktioner som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för riskleverantörer.
-
Mötesprotokoll från social dialog, utfrågningar och andra samrådsförfaranden, för stickprovsprodukter.
-
Resultat från program för att fånga arbetares röster och/eller enkäter, för stickprovsprodukter.
-
Revisionsrapporter där samråden beskrivs, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det samråder med rättighetshavare eller deras företrädare vid uppföljning av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, inklusive:
-
Hur lagstadgade samråd tillämpas enligt arbetsmiljölagen, diskrimineringslagen och/eller miljöbalken.
-
Hur samråd präglas av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det samråder med rättighetshavare eller deras företrädare vid uppföljning av leverantörer, inklusive:
-
Hur meningsfulla samråd eftersträvas även i leveranskedjan, exempelvis genom arbetstagarintervjuer vid revisioner eller inhämtande av tredjepartsrevisioner som är baserade på arbetstagarintervjuer.
Det finns underlag som visar att samråd har genomförts i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, exempelvis medarbetarenkäter eller mötesprotokoll från lagstadgade samråd med fokus på uppföljning.
Det finns underlag som visar att samråd har eftersträvats i uppföljningen av leverantörer av stickprovsprodukter, exempelvis genom arbetstagarintervjuer vid revisioner eller inhämtande av tredjepartsrevisioner som är baserade på arbetstagarintervjuer.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det samråder med rättighetshavare eller deras företrädare vid uppföljning av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, eller så är de ofullständiga:
-
Lagstadgade samråd tillämpas inte enligt arbetsmiljölagen, diskrimineringslagen och/eller miljöbalken.
-
Samråd präglas inte av tvåvägskommunikation, lyhördhet, god tro och kontinuitet.
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det samråder med rättighetshavare eller deras företrädare vid uppföljning av leverantörer, eller så är de ofullständiga:
-
Meningsfulla samråd, exempelvis genom arbetstagarintervjuer vid revisioner eller inhämtande av tredjepartsrevisioner som är baserade på arbetstagarintervjuer, eftersträvas inte i leveranskedjan.
Det saknas underlag som visar att samråd har genomförts i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, exempelvis medarbetarenkäter eller mötesprotokoll från lagstadgade samråd med fokus på uppföljning.
Det saknas underlag som visar att samråd har eftersträvats i uppföljningen av leverantörer av stickprovsprodukter, exempelvis genom arbetstagarintervjuer vid revisioner eller inhämtande av tredjepartsrevisioner som är baserade på arbetstagarintervjuer.
Hantera avvikelser
När ni följer upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan ska ni hantera avvikelser.
Detta innebär att ni ska hantera avvikelser både från era egna åtgärdsplaner—som vanligtvis innehåller åtgärder för att säkerställa tillbörlig aktsamhet—och från Uppförandekoden för leverantörer.
Allvarliga avvikelser från Uppförandekoden för leverantörer ska rapporteras i ert incident- eller avvikelsehanteringssystem, för att säkerställa att de hanteras på ledningsnivå. Detta gäller oavsett om den allvarliga avvikelsen inträffar i er egen verksamhet eller i leveranskedjan. Allvarliga avvikelser omfattar tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare.
Ni kan antingen säkerställa att ert befintliga incident-/avvikelsehanteringssystem även omfattar allvarliga avvikelser i leveranskedjan, eller upprätta ett parallellt system för dessa ärenden.
-
Instruktioner som beskriver avvikelsehanteringen.
-
Skärmdumpar eller utskrifter från incident-/avvikelsehanteringssystem.
-
Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.
-
Mötesprotokoll där avvikelser har hanterats.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det hanterar avvikelser i den egna verksamheten, inklusive:
-
Hur avvikelser från processen för tillbörlig aktsamhet hanteras.
-
Hur allvarliga avvikelser rapporteras i företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det hanterar avvikelser i leveranskedjan, inklusive:
-
Hur avvikelser från processen för tillbörlig aktsamhet hanteras.
-
Hur avvikelser från Uppförandekoden för leverantörer hanteras.
-
Hur allvarliga avvikelser rapporteras i företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem. Företaget kan använda ett integrerat system eller ett separat system för leveranskedjan.
Det finns underlag som visar hur företaget har hanterat avvikelser i den egna verksamheten, såsom rapporter från incident- eller avvikelsehanteringssystem.
Det finns underlag som visar hur företaget har hanterat avvikelser i leveranskedjan, såsom revisionsrapporter och åtgärdsplaner.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det hanterar avvikelser i den egna verksamheten, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte hur avvikelser från processen för tillbörlig aktsamhet hanteras.
-
Det framgår inte att allvarliga avvikelser rapporteras i företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem.
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det hanterar avvikelser i leveranskedjan, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte hur avvikelser från processen för tillbörlig aktsamhet hanteras.
-
Det framgår inte hur avvikelser från Uppförandekoden för leverantörer hanteras.
-
Det framgår inte att allvarliga avvikelser rapporteras i företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem.
Det saknas underlag som visar hur företaget har hanterat avvikelser i den egna verksamheten, såsom rapporter från incident- eller avvikelsehanteringssystem.
Det saknas underlag som visar hur företaget har hanterat avvikelser i leveranskedjan, såsom revisionsrapporter och åtgärdsplaner.
-
Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
-
Mall för instruktion för ansvarsfulla inköp (avsnitt 3) (revideras för tillfället)