Kontraktsvillkoret innehåller rekommenderade tidsfrister, inom hakparenteser, för: Leverantörens rapporteringsskyldighet (punkt 3) Dialog (punkt 4.2) Egenrapportering (punkt 4.3) Transparens i leveranskedjorna (punkt 4.4) Revision (punkt 4.5.1) Åtgärdsplan (punkt 5.2) Genom dialogmöten, requests for information (RFI) och remisser kan du samla värdefull information och vid behov anpassa tidsfristerna efter den specifika upphandlingen.

Transparens i leveranskedjorna är redovisningen av vilka underleverantörer en leverantör använder för att uppfylla kontraktet, inklusive juridiska namn och fysiska adresser. Hur många led som krävs beror på branschens komplexitet, risker och mognad, där sluttillverkningsanläggningar är ett minimum. Transparens skiljer sig från spårbarhet, vilket är förmågan att spåra varje led i kedjan, inklusive tillhandahålla verifikat för den aktuella leveransen. Om upphandlingsföremålet har få komponenter kan ni ställa krav på att redovisa [tillverkningsanläggningar ett (1) led bortom] sluttillverkningen av [produkten/produkterna/ sortimentet]. Detta ger insyn i var ingående komponenter tillverkas och är ett krav de flesta leverantörer och underleverantörer bör kunna uppfylla. Om ni behöver veta var en specifik komponent tillverkas, till exempel halvledare eller mikrochip, kan ni kräva redovisning av [tillverkningsanläggningar för [komponenten/komponenterna] i [produkten/ produkterna/sortimentet]]. Halvledare och mikrochip är avgörande inom IT-, fordons- och medicinteknikbranschen. För varor som innehåller riskmineraler kan ni använda kravet [smältverk/raffinaderier för tenn, volfram, tantal och guld (3TG), kobolt och glimmer] i [produkten/produkterna/ sortimentet]. Många varumärkesägare spårar redan till smältverk och raffinaderier, ofta med hjälp av Responsible Minerals Initiative. Ett arbete som bygger på OECD:s vägledning för ansvarsfulla leveranskedjor för mineraler. Responsible Minerals Initiative OECD:s riktlinjer om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfulla leveranskedjor för mineraler från konfliktdrabbade områden och högriskområden För varor med allvarliga risker på råvarunivå kan det vara nödvändigt att kräva redovisning av [utvinningsanläggningar för [råvaran] i [produkten/produkterna/ sortimentet]]. Exempelvis kan kislet i solceller och bomullen i textilier komma från regioner med hög risk för tvångsarbete. Vid sekretessprövning behöver du beakta leverantörens eventuella begäran om sekretess för vissa uppgifter, i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen.

Inom regionernas nationella samverkan samfinansieras revisioner för uppföljning av de prioriterade inköpskategorierna. Det innebär att samarbetet bekostar initiala revisioner och en eventuell första återrevision, för att kontrollera att avvikelserna har åtgärdats. Om leverantören inte uppfyller villkoren vid återrevisionen får leverantören stå för kostnaden för en andra återrevision. För övriga inköpskategorier kan upphandlaren välja att låta leverantören stå för kostnaden för alla återrevisioner, i enlighet med kontraktsvillkoret.

Kontraktsvillkoret ger den upphandlande organisationen rätt att dela den fullständiga revisionsrapporten med andra regioner inom det nationella samarbetet för hållbar upphandling. Detta gäller endast om mottagande region redan har ett avtal med leverantören som innehåller motsvarande villkor för hållbara leveranskedjor. Syftet är att effektivisera uppföljningsarbetet och spara resurser för både upphandlande organisationer och leverantörer. Övriga regioner får endast en sammanfattning av revisionsresultaten, där sekretessbelagda och affärskänsliga uppgifter har tagits bort. Enligt tryckfrihetsförordningen (2 kap. 4 §) är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit (9 §) eller upprättats där (10 §). Detta innebär att konsulters revisionsrapporter räknas som inkomna, medan uppföljningar utförda av myndighetens egen personal är upprättade. Sådana handlingar kan begäras ut. Eftersom regioner omfattas av offentlighets- och sekretesslagen (OSL) ska en sekretessprövning göras vid begäran om allmän handling. Exempel på uppgifter som kan omfattas av sekretess enligt 31 kap. 16 § OSL är leverantörers samarbetspartners, underleverantörer och adresser. Däremot räknas avvikelser i revisionsrapporter oftast inte som företagshemligheter. All behandling av personuppgifter måste också följa dataskyddsförordningen (GDPR). Personuppgifter bör därför maskas i revisionsrapporter och annan delad information.

Kontraktsvillkoret innehåller en vitesskrivning för att säkerställa att leverantören vidtar nödvändiga åtgärder. Vite innebär en förutbestämd ersättning vid avvikelser från kontraktsvillkoret. För upphandlare förenklar vitesskrivningen hanteringen av påföljder, samtidigt som den ger leverantören tydlighet kring eventuella kostnader vid avvikelser. Du avgör vitesbeloppet utifrån vad som är lämpligt för den specifika upphandlingen, med hänsyn till exempelvis upphandlingsföremålet och kontraktets värde.