​Inom offentlig upphandling måste kontraktsvillkor vara kopplade till kontraktsföremålet, vilket innebär att de ska ha en tydlig anknytning till det som anskaffas. Detta framgår av 17 kap. 1 § andra stycket i lagen om offentlig upphandling, med hänvisning till 16 kap. 2 § andra stycket i samma lag: "Ett tilldelningskriterium ska anses ha anknytning till den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska anskaffas om kriteriet i något avseende hänför sig till denna vara eller tjänst eller till byggnadsverket under något skede av livscykeln." Detta innebär också att upphandlande organisationer kan ställa krav som tar hänsyn till hela leveranskedjan. Ansvaret för negativ påverkan beror dock på om leverantören orsakar, bidrar till eller är kopplad till den negativa påverkan.

I OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande definieras begreppet så här: ​ "Tillbörlig aktsamhet är den process som företag bör genomföra för att identifiera, förhindra, begränsa och redogöra för hur de hanterar faktisk och potentiell negativ påverkan i sin egen verksamhet, sin leveranskedja och andra affärsrelationer." Inom ramen för kontraktsvillkoret om tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor omfattar tillbörlig aktsamhet att identifiera, bedöma, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i leverantörens egen verksamhet och leveranskedjor.

En faktisk negativ påverkan är en påverkan som har inträffat eller inträffar. Faktisk negativ påverkan ska gottgöras. En potentiell negativ påverkan är en påverkan som kan inträffa men som ännu inte har gjort det. Potentiell negativ påverkan är detsamma som risk för negativ påverkan. Potentiell negativ påverkan ska förhindras eller begränsas.

Förhindrande av negativ påverkan avser åtgärder som vidtas för att säkerställa att sådan påverkan inte inträffar. Begränsning av negativ påverkan avser åtgärder som vidtas för att minska dess omfattning, där eventuell kvarvarande påverkan kräver gottgörelse. Begränsning av risken för negativ påverkan avser åtgärder som vidtas för att minska sannolikheten för att en viss negativ påverkan inträffar.

En leverantör orsakar negativ påverkan om leverantörens aktiviteter i sig är tillräckliga för att leda till den negativa påverkan. Leverantören kommer med största sannolikhet att orsaka negativ påverkan i eller i anslutning till sin egen verksamhet. En leverantör bidrar till negativ påverkan om leverantörens aktiviteter medverkar till, underlättar eller uppmuntrar en annan part att orsaka den, eller om påverkan uppstår genom en kombination av leverantörens och andra parters aktiviteter. Bidraget måste vara betydande, vilket innebär att ansvaret inte aktualiseras för mindre eller triviala bidrag. Bidrag kan uppstå i leverantörens egen verksamhet eller i leveranskedjan. En leverantör är kopplad till negativ påverkan som orsakas av en underleverantör eller annan part, oavsett var i leveranskedjan den sker. Kopplingen definieras av sambandet mellan leverantörens produkter, tjänster eller verksamhet och den negativa påverkan. Att vara kopplad till är inte detsamma som direkta avtalsförhållanden.

Styrelsen är de personer som leder bolaget på uppdrag av bolagets aktieägare. Aktieägarna väljer styrelseledamöterna på årsstämman eller på en bolagsstämma. Styrelsen ansvarar för förvaltningen av bolagets angelägenheter, inklusive betalning av skatter och inlämning av årsredovisningar.

En leverantör är den part som tillhandahåller varor eller tjänster till den upphandlande organisationen. Leverantören är därmed del av den upphandlande organisationens leveranskedja. Leverantörer är vanligtvis återförsäljare, distributörer eller tillverkare.

En leverantörs egen verksamhet kan omfatta kontor och administration, lager, transport, tillverkning osv., beroende på om företaget är återförsäljare, distributör eller tillverkare.

Leveranskedjan är en sekvens av aktiviteter eller parter som tillhandahåller varor eller tjänster till ett företag eller en upphandlande organisation (källa: ISO 26000).

Underleverantör är varje part som tillhandahåller varor eller tjänster till den upphandlande organisationens leverantör, oavsett var i leveranskedjan underleverantören är verksamt. Detta inkluderar distributörer, agenter, mellanhänder, tillverkare och utvinningsföretag. Underleverantörer är alla parter i den upphandlande organisationens leveranskedja som inte är förstaledsleverantörer till den upphandlande organisationen.

Riskleverantörer är förstaledsleverantörer som prioriteras för ytterligare bedömning utifrån deras leveranskedjors riskprofiler och inte utifrån styrkan i deras relation med leverantören. Kategoriseringen ska baseras på hela leveranskedjans verksamhetskontext (t.ex. förekomst av konflikter eller sårbara grupper, svag rättsstat, hög korruptionsgrad), de verksamheter, produkter eller tjänster som omfattas (t.ex. hög användning av informellt arbete, användning av farliga kemikalier, användning av tunga maskiner) eller andra relevanta överväganden.

Samråd med rättighetshavare är en pågående process av interaktion och dialog mellan en leverantör och dess potentiellt drabbade rättighetshavare som gör det möjligt för leverantören att lyssna på, förstå och svara upp mot deras intressen och oro, inklusive genom samarbeten. För att samråden ska vara meningsfulla ska de präglas av tvåvägskommunikation och god tro hos deltagarna på båda sidor. De ska också präglas av lyhördhet och vara pågående.

Rättighetshavare är individer eller grupper som har särskilda rättigheter i förhållande till specifika pliktbärare. Alla människor är rättighetshavare under den allmänna förklaringen om de mänskliga rättigheterna. Alla människor ska också betraktas som aktiva aktörer i förverkligandet av sina rättigheter – både direkt och genom sina företrädare. Exempel:

FN har utvecklat rättigheter för urfolk, kvinnor, nationella, etniska, religiösa och språkliga minoriteter, barn, personer med funktionsnedsättning samt migrantarbetare och deras familjer. Vid väpnade konflikter ska leverantörer även respektera normerna inom internationell humanitär rätt, särskilt när det gäller skyddet av civila. I många sammanhang är det också viktigt att beakta andra utsatta grupper utöver de som omfattas av FN-instrumenten, såsom personer med låg socioekonomisk status, gatubarn och hemlösa ungdomar, HBTQIA+-personer, flyktingar och asylsökande samt människor som påverkas av klimatförändringar.

Det finns ingen hierarki i internationell människorätt. Mänskliga rättigheter behandlas som sammanhängande, ömsesidigt beroende och odelbara. Det är dock ofta omöjligt för en leverantör att ta itu med all negativ påverkan omedelbart eller samtidigt. Därför ska leverantörer prioritera de mest betydande riskerna utifrån sannolikhet och allvarlighet, där allvarligheten har företräde.

Leverantörer ska bedöma hur allvarlig påverkan är utifrån dess vikt, omfattning och möjlighet att återställa: Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan.

Inflytande anses föreligga när ni har förmågan att ändra de felaktiga metoderna hos den part som orsakar den negativa påverkan.

Gottgörelse syftar både på processerna för att tillhandahålla gottgörelse och de faktiska resultat som kan motverka eller avhjälpa den negativa påverkan. Dessa resultat kan ta olika former, såsom ursäkter, återställande, rehabilitering, finansiell eller icke-finansiell kompensation samt straffåtgärder (straffrättsliga eller administrativa, såsom böter), såväl som förebyggande åtgärder, t.ex. förelägganden eller garantier om att det inte ska upprepas.

Transparens i leveranskedjan är redovisningen av vilka underleverantörer en leverantör använder för att uppfylla kontraktet, inklusive juridiska namn och fysiska adresser. Hur många led som krävs beror på branschens komplexitet, risker och mognad, där sluttillverkningsanläggningar är ett minimum. Transparens skiljer sig från spårbarhet, vilket är förmågan att spåra varje led i kedjan, inklusive tillhandahålla verifikat för den aktuella leveransen.

Med allvarliga avvikelser avses tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare. De allvarliga avvikelserna definieras i Uppförandekoden för leverantörer.